Zuletzt aktualisiert: 12. Juli 2023
Was ist eine Apostille? Wo kommt sie zum Einsatz? Wer braucht eine Apostille – und wer stellt sie aus? Diese und viele andere Fragen rund um die Apostille beantworten wir hier.
Was ist eine Apostille? (Bedeutung, Definition)
Ganz sicher lässt sich die Herkunft des Begriffs Apostille nicht zurückverfolgen. Zwei Wege sind sprachwissenschaftlich denkbar: Der eine führt von der „Apostille“ zum Begriff „Apostel“ beziehungsweise dessen griechische Wurzeln apóstolos (auf Deutsch: „Bote“) und apostéllein („wegsenden“). Der andere führt ins Altfranzösische und verortet die Wurzel des Begriffs „Apostille“ damit im Lateinischen: „apostiller“ steht dort für „eine Randbemerkung machen“.
Die Apostille ist eine formal festgelegte Art und Weise, Dokumente zu beglaubigen, um deren Beweiswert festzustellen. Dabei geht es um
- die Echtheit der Unterschrift,
- die Unterzeichnungsumstände sowie Befugnis des Ausstellers und
- gegebenenfalls die Echtheit eines Stempels oder Siegels.
Die Apostille stellt eine sogenannte Überbeglaubigung (auch Endbeglaubigung) dar. Sie kommt im internationalen Urkundenverkehr zum Einsatz. Ihren Ursprung als solche hat die Apostille in der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht, deren Vertrags- und Mitgliedsstaaten – heute sind es weit über 100 – sie mit dem multilateralen Übereinkommen Nummer 12 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation am 5. Oktober 1961 einführten. Deshalb wird die Apostille auch als „Haager Apostille“ bezeichnet. Eine Liste der am Haager Übereinkommen beteiligten Staaten findet sich auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes.
Grund ihrer Einführung war es, bürokratische Hürden für den zwischenstaatlichen Rechtsverkehr abzubauen und diesen somit zu erleichtern – und so auch die Globalisierung voranzubringen.
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Wie sieht eine Apostille aus?
Das Übereinkommen schreibt in seiner Anlage genau vor, wie eine Apostille auszusehen hat:
In der Regel wird sie gemäß Artikel 4 des Übereinkommens als Stempel auf das zu beglaubigende Papier selbst oder auf ein mit diesem verbundenen Blatt Papier gesetzt und ausgefüllt (siehe PDF). Die Überschrift der Apostille muss demnach in Französisch verfasst sein – die weiteren Angaben können in der jeweiligen Amtssprache der ausstellenden Behörde erfolgen.
Überbeglaubigungen im Vergleich: Apostille vs. Legalisation
Sowohl die Apostille als auch die Legalisation sind sogenannte Überbeglaubigungen, dank derer sich in einem Land ausgestellte Urkunden auch im Ausland verwenden lassen. Auf die Frage „Was ist eine Überbeglaubigung?“ antwortet das Landgericht Siegen, dass es sich dabei um einen „zusätzlichen Beglaubigungsvermerk“ handele, der sich auf die Unterschrift beziehe. Demnach erteile man Apostillen im Urkundenverkehr zwischen Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten seien, während alle anderen Urkunden einen Legalisationsvermerk bekämen. Sollen deutsche Urkunden zur Verwendung im Ausland legalisiert werden, sind dafür die jeweiligen Konsulate der Staaten in Deutschland zuständig. Apostillen gibt’s bei bestimmten Behörden.
So läuft der internationale Urkundenverkehr mit Apostille
Ob eine Urkunde, die im Ausland vorgelegt wird, eine Apostille benötigt, das sagt Ihnen die ausländische Stelle, bei der Sie die Urkunde vorlegen müssen.
Eine Apostille kommt in der Regel auf sogenannte öffentliche Urkunden, zum Beispiel Personenstandsurkunden, Gerichtsentscheide, Meldepapiere sowie notariell beglaubigte Dokumente. Artikel 1 des Übereinkommens klärt genau darüber auf, was eine öffentliche Urkunde ist:
„(1) Dieses Übereinkommen ist auf öffentliche Urkunden anzuwenden, die in dem Hoheitsgebiet eines Vertragsstaates errichtet worden sind und die in dem Hoheitsgebiet eines anderen Vertragsstaates vorgelegt werden sollen.
(2) Als öffentliche Urkunden im Sinne dieses Übereinkommens werden angesehen:
- a) Urkunden eines staatlichen Gerichts oder einer Amtsperson als Organ der Rechtspflege, einschließlich der Urkunden, die von der Staatsanwaltschaft oder einem Vertreter des öffentlichen Interesses, von einem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle oder von einem Gerichtsvollzieher ausgestellt sind;
- b) Urkunden der Verwaltungsbehörden;
- c) notarielle Urkunden;
- d) amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind, wie z.B. Vermerke über die Registrierung, Sichtvermerke zur Feststellung eines bestimmten Zeitpunktes und Beglaubigungen von Unterschriften.
(3) Dieses Übereinkommen ist jedoch nicht anzuwenden
- a) auf Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtet sind;
- b) auf Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen.“
Wo bekomme ich eine Apostille in Deutschland?
In Deutschland bekommen Sie eine Apostille laut dem Auswärtigen Amt (AA) von den dafür bestimmten Behörden. Seit Januar 2023 ist dafür einerseits das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zuständig, vorausgesetzt, die Urkunde wurde bereits von der zuständigen Stelle vorbeglaubigt. Andererseits stellen auch die Behörden in den Bundesländern Apostillen aus – welche das jeweils sind, das variiert von Bundesland zu Bundesland. Das AA bietet auf seiner Internetseite eine Liste mit Behörden, bei denen Sie eine Apostille bekommen. Wichtig: Die Apostille kommt in Deutschland nur auf öffentliche Urkunden, die maximal sechs Monate alt sind.
Ist eine Übersetzung der Urkunde für die Apostille nötig: ja oder nein?
Ob Sie eine beglaubigte Urkunde in die Sprache des Landes übersetzen lassen müssen, in dem sie diese vorlegen sollen, das entscheidet die dort zuständige Stelle. Es ist also dringend ratsam, sich vorab zu erkundigen. Gleiches gilt für die Überbeglaubigung für eine beglaubigte Übersetzung mit Apostille. Wichtig: Hierfür benötigen Sie einen Übersetzerdienst, der zur Beglaubigung der Übersetzung ermächtigt, vereidigt beziehungsweise beeidigt ist. Denn die Beglaubigung macht die Übersetzung rechtsverbindlich. Die Übersetzungsbüros arbeiten hier eng mit den Gerichten zusammen, bei denen ihre Übersetzer beeidigt wurden.
Wie lange ist eine Apostille gültig?
Wissen sollten Sie, dass eine beglaubigte Übersetzung grundsätzlich unbefristet gültig ist, wobei die Ämter bei bestimmten Urkunden (zum Beispiel Führungszeugnis) eine aktuelle Kopie verlangen. Dann ist auch eine neue beglaubigte Übersetzung nötig.
Fazit
Eine Apostille ist ein Beglaubigungsvermerk für öffentliche Urkunden, den Sie benötigen, wenn Sie eine im Inland ausgestellte Urkunde im Ausland vorlegen müssen. Die rechtsverbindliche Apostille bekommen Sie in Deutschland bei den zuständigen Behörden Ihres Bundeslandes. Eine beglaubigte Übersetzung mit Apostille stellt Ihnen ein beeidigtes Übersetzungsbüro beziehungsweise das Gericht aus, von dem die Übersetzer beeidigt wurden.
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Ressourcen:
Ich brauche eine Apostille auf Geburtsurkunde für Dänemark.
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Peter